Mycket få Excel-användare är medvetna om alla programmets kraftfulla funktioner, varav många kan hjälpa människor att uppnå sina personliga och professionella mål. Bland de många produktivitetsförstärkande kalkylprojekten är att skapa en e-postlista, som avslöjar Excels användning som en Word-resurs, och att utveckla en jobbapplikation, som belyser programmets datavalideringsfunktioner. Upptäck andra funktioner genom att använda Excel för budgetering och för att spåra informativa artiklar.
Skapa en e-postlista för Word
Tänk på detta scenario: du har skrivit ett formulärbrev som du vill anpassa innan du skickar det till potentiella arbetsgivare eller kunder. Du måste anpassa brevets hälsning och avslutning. Excel hjälper till med denna uppgift genom att tillhandahålla separata kolumner för för- och efternamn och för adresserna till mottagarna. Skapa först rubrikerna "Förnamn", "Efternamn" och "Adress" i separata och intilliggande Excel-kolumner. Därefter anger du varje rubriks data. När du väl har lagt in fältnamnen i ett Word-dokument kan du länka till Excels adressatdata med hjälp av Words kommando Merge.
Skapa en jobbansökan eller annat formulär
För att skapa en jobbansökan eller frågeformulär, ange fältanvisningarna och etiketterna i en kalkylarkolumn och be sökande att ange sina svar i en angränsande kolumn. Använd Excels kommando för datavalidering på inmatningscellerna för att säkerställa rätt typ av svar för varje fält. Om du till exempel vill se till att ett jobbapplikations "Telefonnummer" -fält endast har heltal klickar du på objektet "Hela numret" från kontrollen Tillåt i dialogrutan Datavalidering. Använd formulärkontrollerna i Excels flik för utvecklare för att möjliggöra enkel inmatning för specifika inmatningstyper. För ja-eller-nej-frågor, till exempel, sätt in en kryssruta-kontroll på formuläret.
Budgetering
För att hjälpa dig spåra dina månatliga utgifter listar du namnet och kategorin för varje utgift i en kalkylarkolumn och utgiftsbeloppet i en angränsande kolumn. Ange till exempel "bilförsäkring", "matvaror" och "andra utgifter" i en kolumn med rubriken "Kostnadskategori". Till höger om kolumnen anger du det belopp som spenderades förra månaden i motsvarande kategori. När månaden slutar, använd fliken Infoga Pie-knappen för att skapa ett cirkeldiagram som visar de största utgifterna.
Skapa läslistor
Använd Excel för att hjälpa dig att komma ihåg intressanta artiklar från webben och andra media. Använd en kalkylarkolumn för att lista artikeltitlar och en annan för att lista webbadresser eller tidskriftsnamn för dessa titlar. Andra kolumner kan innehålla ämnesnamn, till exempel "Fritid" eller "Karriär". Skapa en taggkolumn för att innehålla nyckelord, vilket gör det enkelt att hitta artiklar. Lägg till exempel taggarna "mat" och "diet" till en artikel om näringsvärdet av vitlök. Du kanske glömmer artikeln några veckor efter att du läst den, men genom att använda Excel-kommandot Filter för att endast visa de artiklarna med taggen "mat" kommer du att se referensen till vitlökartikeln.
Versioneringsinformation
Informationen i den här artikeln gäller Excel 2010. Den kan variera något eller markant med andra versioner eller produkter.
