Mycket affärskommunikation brukade komma igång med ett handslag, men så är det inte längre. Under 2000-talet är chansen att du har "träffat" och interagerat med många affärs- och personliga kontakter utan att någonsin se deras ansikten. Många av dessa interaktioner börjar med e-postkommunikation. Om du måste skriva ett e-postmeddelande till en person du inte känner, följ några grundläggande regler för att se till att du förblir professionell och inte förolämpar.
Steg 1
Skriv en kortfattad ämnesrad som beskriver varför du skriver till den här personen. Eftersom du inte känner till personen måste du vara tydlig om varför du skriver. Människor får mycket skräppost i sina inkorgar, så om du har en personlig eller affärsförbindelse kan det vara en bra idé att nämna det i ämnesraden.
Steg 2
Använd "Ms." eller "Mr." och personens efternamn i hälsningen. Antag aldrig att en kvinna är gift såvida du inte vet säkert att hon är; som sådan "Ms." är ett mer neutralt sätt att tala till en kvinna. Gissa inte om du är osäker på personens kön. använd istället personens för- och efternamn. Du kan välja att använda "Kära" om du vill, som i "Kära Herr Smith", men du kan också avstå från "Kära" och bara skriva "Herr Smith:". Observera att du behöver komma när "Kära" används och ett kolon när det inte är det.
Beskriv anledningen till att du skriver eller den anslutning du har till personen i e-postens första rad. Många kommer inte förbi den första raden i e-postmeddelandet om de antar att det är skräppost. På samma sätt läser vissa sina e-postmeddelanden på mobila enheter, som ibland bara visar den första raden i e-postmeddelandet när e-postmeddelandena visas i listformat. Genom att ange din avsikt i förväg är det mer sannolikt att du får svar.
