Många böcker, facktidskrifter och webbplatser lovordar den roll som Internet spelar i modern verksamhet. Tyvärr kan Internet också vara en varg i fårkläder, vilket kräver en gedigen IT-acceptabel policy, oavsett företagets storlek. Men med lite slutanvändarutbildning och flitighet kan du minimera den inverkan dessa negativa faktorer har på ditt företag.
Distraktioner
Även den mest samvetsgranna arbetaren frestas dagligen av de otaliga distraktioner som finns tillgängliga på Internet. Du kan ta fram en onlinespelswebbplats lika enkelt som företagets intranetsida. Personliga e-postkonton är en annan potentiell tidsförlust, med vissa leverantörer som till och med erbjuder popup-fönster på skrivbordet för att varna användare om ny e-post. Sociala mediasidor som Facebook och hobbywebbplatser utgör ytterligare distraktioner från arbetsrelaterade aktiviteter, liksom webbplatser för internetradio och videostreaming. Anställda som tittar på videor på Internet kan också sänka andra arbetares produktivitet eftersom bandbredden som konsumeras av strömmande media kan påverka nätverksprestanda negativt.
Skadlig programvara
Oavsett om det avsiktligt är värd på skadliga webbplatser eller laddas upp till legitima webbsidor under en kapning, skadlig kod finns allestädes närvarande på Internet. Anställda kan infektera sina datorer - och eventuellt hela kontorsnätverket - genom att ladda ner och installera skadlig programvara förklädd till legitima applikationer som antivirusprogram, spel och produktivitetsverktyg. Ingen säkerhetsapplikation eller -apparat är 100 procent skottsäker, så det finns lite som du kan göra för att utbilda bästa metoder för att hindra internetbaserad skadlig kod från att infektera datorer i ditt kontorsnätverk.
Felaktig företagsrepresentation
När de skickar e-post till externa kunder eller postar i forum eller sociala nätverkssajter inser många anställda inte att de lägger sitt företags godkännande på sin elektroniska kommunikation. Dåliga personliga e-postmeddelanden som skickas från företagskonton kan snabbt landa någon i varmt vatten och en Facebook-post kan felaktigt tolkas som en officiell företagsställning. Dessutom kommunicerar inte alla skriftligt som de skulle göra personligen, och det är väldigt lätt för någon att missförstå ett mejls avsikt.
Minska risken
Att ha en omfattande elektronisk kommunikationspolicy är det första steget för att begränsa de potentiella riskerna med internetanvändning. Policyn måste definiera acceptabla verser oacceptabel användning och lättförstås av alla datoranvändare oavsett teknisk skicklighet. Du bör också anstränga dig för att utbilda människor om de potentiella konsekvenserna av olämplig Internetanvändning, eftersom de flesta människor är mer benägna att följa en policy om de förstår "varför" bakom den. Dessutom kan du använda den inbyggda brandväggen i din kontorsrouter för att blockera olämpliga eller farliga webbplatser eller köpa en fristående säkerhetsapparat som gör samma sak.
