Dropbox använder ett system med "konfliktkopior" när mer än en person arbetar med samma fil (eller när samma användare har ett enda dokument öppet på två platser). Ändringar i filen slås inte automatiskt samman av Dropbox; istället behåller den två separata kopior av filen så att användaren kan slå ihop eller ta bort efter behov.
Hur konfliktkopior fungerar
Om ett dokument som för närvarande arbetar med öppnas av en annan Dropbox-användare skapar Dropbox-klienten automatiskt en kopia av det med användarkontonamnet och systemdatumet tillsammans med det ursprungliga filnamnet. Detta förhindrar att en användare skriver över arbetet hos en annan. De två (eller flera) kopiorna av filen hålls sedan åtskilda tills användarna med åtkomst till mappen antingen slår samman filerna eller tar bort en av dem. Alternativen för att slå samman ändringarna beror på vilka program som används för att komma åt filen i fråga, men Dropbox själv erbjuder ingen sådan funktionalitet.
Dela mappar
Mappdelningsfunktionen inbyggd i Dropbox gör det möjligt för mer än en person att få åtkomst till samma mapp med filer. Varje användare måste vara registrerad hos Dropbox och ha Dropbox-programvaran installerad på en lokal dator - detta gör att varje användare kan ha en lokal kopia av mappen i fråga. Ändringar som görs av vem som helst i den här mappen synkroniseras sedan till andra platser där mappen delas. Mappar kan delas med andra Dropbox-användare genom att högerklicka på dem i Windows eller på Dropbox-webbplatsen.
Länkar till mappar och filer
Mappar och enskilda filer kan också delas med en privat länk. Alla med den här länken kan sedan visa, ladda ner och öppna de valda filerna eller mapparna med eller utan Dropbox-konto. Att dela filer och mappar på detta sätt möjliggör inte tvåvägssynkronisering - medan mottagarna av länken kan ladda ner filer och göra ändringar på dem på sina egna datorer, påverkar inte dessa ändringar originalen som är lagrade i Dropbox. Att använda den här metoden innebär att flera användare inte kan arbeta på samma dokument samtidigt och inga konfliktfiler skapas.
Bästa praxis
Den delade mappfunktionen i Dropbox är ett bekvämt sätt att låta mer än en person arbeta på samma grupp av filer. Så länge dokument inte öppnas samtidigt synkroniseras ändringar av varje användare automatiskt över alla kopior av dokumentet och den version som lagras på webben. Om motstridiga kopior genereras, använd datum- och användartidsstämpelinformation för att ta reda på vilken version du ska behålla. Den motstridiga kopieringsfunktionen aktiveras även om programmet i fråga möjliggör redigering av flera användare. Motstridiga kopior kan också skapas av en enda användare som lämnar ett dokument öppet på en maskin och återvänder för att redigera det på en annan - se till att alla dina Dropbox-dokument stängs och sparas när du flyttar mellan maskiner.
