Du kan få ett e-postmeddelande där avsändaren begär att du skickar ett svar för att bekräfta att du har fått sitt meddelande. Inte alla har möjlighet att få ett kvitto automatiskt skickat till dem när du öppnar deras e-post, så om det innehåller brådskande eller tidskänslig information måste de veta om det når din inkorg. Det är också en artighet att låta folk veta att du har fått sitt meddelande när du har begärt att de skickar dokument eller annan information till dig.
Steg 1
Skicka bekräftelsen så snart som möjligt. Ett snabbt svar är avgörande i näringslivet, även om informationen i e-postmeddelandet inte är tidskänslig.
Steg 2
Redigera e-postens ämnesrad, om det behövs. Du kan till exempel behöva ange att du har bifogat ett dokument till meddelandet eller att uppdaterad information ingår i ditt svar. Om du inte behöver redigera ämnesraden fylls fältet "Re:" automatiskt in och meddelar mottagaren vilken e-post du svarar på.
Steg 3
Skriv en fullständig mening som anger att du har fått meddelandet och när du kommer att vidta några åtgärder i samband med det. Det är mer professionellt att säga "Hej Steve, jag fick e-postmeddelandet i morse. Jag kommer att följa upp dig senare på eftermiddagen" - som låter avsändaren veta att du kommer att prioritera att komma tillbaka till honom - än att bara skriva, "Fick det tack."
Uppdatera mottagaren om relevant utveckling. Du kan utföra två uppgifter på en gång här: bekräfta det ursprungliga e-postmeddelandet och hålla mottagaren i slingan angående relevant information. Det är ingen mening att skicka ett andra e-postmeddelande som säger, "Förresten, mötet relaterat till kontrakten du skickade till mig har flyttats tillbaka till 16:00," när du redan har ett e-postkonversation om det ämnet.
