Även om det kan verka som en bra idé, finns det faktiskt lite konst att sätta upp ett affärsmöte via e-post. Om du planerar att inkludera lunch med ditt möte har du några fler saker att tänka på. Grundidén här är att inte tänka över det och slösa bort värdefullt arbete eller personlig tid med detaljerna - men samtidigt vill du ha den andras behov och motiv i åtanke.
Steg 1
Skriv en relevant information i e-postens ämnesrad, vilket indikerar att e-postmeddelandet är en inbjudan till lunch. Använd inte irriterande stora bokstäver eller uttryckssymboler i ämnesraden - eller någonstans i affärskommunikation, för den delen. Ange istället ditt syfte tydligt och professionellt; till exempel kan du helt enkelt skriva "Lunchmöte onsdag?" eller något liknande.
Steg 2
Börja med en hjärtlig och professionell hälsning. Om du är på förnamn med den här företagskontakten är det OK att adressera personen med hans förnamn i hälsningen, till exempel "Dear Scott" eller helt enkelt "Scott:". Om du inte känner personen särskilt bra, använd efternamnet och "Mr." eller "Ms."
Steg 3
Ange att du vill träffa personen för ett lunchdatum och säg varför du vill träffas.
Steg 4
Ge några alternativ för datum och tid, baserat på din kunskap om personens schema. Om du till exempel möter en restaurangägare vars restaurang erbjuder specialerbjudanden på fredagar, be honom inte att träffas på en fredag. Berätta för personen vilka dagar och tider du är tillgängliga och erbjud några dagar eller tider att välja mellan. Du kan också lämna datum och tid till den andra personens bedömning - men att göra det kan innebära fler e-postmeddelanden fram och tillbaka för att faktiskt besluta om ett ömsesidigt bekvämt datum.
Steg 5
Föreslå några restauranger som du tycker är lämpliga för den typ av möte du ska ha. Till exempel, om du har allvarliga, intima detaljer att diskutera om personens verksamhet, är det förmodligen en dålig idé att föreslå ett möte på den lokala puben där alla hans vänner regelbundet samlas. På samma sätt som du föreslog flera datum och tider, föreslå några ställen för att ge den andra personen chansen att välja.
Steg 6
Låt mottagaren veta sina nästa steg, samt alla detaljer som han kanske vill veta om din uppföljning. Om du måste höra tillbaka inom en viss tidsram för att kunna hålla ditt schema gratis, berätta för honom på ett artigt sätt. Om du ska vara ute i stan några dagar efter e-postmeddelandet, låt honom veta att du kommer tillbaka till honom när du återvänder.
Logga ut på ett hjärtligt sätt, som "Med vänliga hälsningar" eller "Hälsningar." Om dina e-postmeddelanden inte har en automatisk signaturrad som innehåller dina kontaktuppgifter, var noga med att ange ditt telefonnummer och annan viktig kontaktinformation längst ner i e-postmeddelandet.
