Det faktum att e-post har stor betydelse i modern affärskommunikation är obestridligt. Varje dag skickas miljontals e-postmeddelanden från företag till kunder och leverantörer, från anställda till deras chefer och från en kollega till en annan. Det finns flera orsaker till övervägande av e-post jämfört med andra kommunikationsmetoder.
Omedelbarhet
E-post skickas och tas emot nästan omedelbart, oavsett om mottagaren är några dörrar nere eller tusentals mil bort. På grund av detta effektiviserar användningen av e-post både intern och extern kommunikation, vilket gör det snabbare och lättare att överföra och sprida viktig information och möjliggöra statusuppdateringar i nästan realtid. I sin tur gör det kontinuerliga flödet av relevant information både anställda och chefer mer effektiva och produktiva, vilket möjliggör snabba svar på alla problem som kan uppstå.
Journalföring
E-postmeddelanden förblir i användarens inkorg såvida de inte medvetet raderas, och både fristående e-postprogramvara och webbmailtjänster erbjuder en sökfunktion och filter som gör att spårning av ett specifikt meddelande bara tar några sekunder. Detta skapar ett virtuellt pappersspår som är mycket effektivare än utskrivna dokument som arkiveras i en låda, vilket gör det extremt enkelt att extrahera viktig information från e-postkommunikation.
Låga kostnader
E-post är ett av de billigaste sätten ett företag kan använda för att kommunicera, både internt och externt. Små företag kan helt enkelt registrera sig för gratis e-post med leverantörer som Gmail, Yahoo eller Hotmail; även för större företag är omkostnaderna för att underhålla en dedikerad e-postserver relativt låga. Kostnadsskillnaden är särskilt slående när man överväger masskommunikation. Till exempel är kostnaden för att skriva ut och leverera en uppsättning marknadsföringsblad eller brev många gånger den som krävs för att skicka informationen via e-post.
Marknadsföring
Med e-post kan företag effektivt sprida information om sina produkter och tjänster, både till befintliga kunder och potentiella. Till exempel kan ett klädföretag skapa en e-postlista som vem som helst kan prenumerera på och sedan skicka e-postmeddelanden varje vecka till alla på listan som visar nya tillägg till katalogen. På samma sätt kan ett företag som specialiserar sig på affärsprogramvara kontakta andra företag direkt via e-post för att fråga om de kan hitta sina tjänster användbara.
