Att skapa en användarmanual kan vara en test- och felövning i forskning, dokumentation och formatering, men den slutliga produkten gör ansträngningen värd. Microsoft Words mallar ger ramverket, så att du kan koncentrera dig på presentation av information om din produkt eller tjänst. När du arbetar inom en av Words mallar har du friheten att anpassa dokumentet efter dina behov.
Steg 1
I Word, klicka på "File" -fliken och välj "New". Dubbelklicka på mappen "Böcker" i fönstret "Tillgängliga mallar". Dubbelklicka på mappen "Övriga böcker". Dubbelklicka på mallen “Professional manual”. Words användarmanualmall är bara en utgångspunkt när du anpassar handboken efter dina behov. Dokumentet laddas ner till ett nytt Word-fönster.
Steg 2
Bläddra igenom sidorna i användarmanualmallen för att få en uppfattning om vad som ingår, vad som behöver ändras och vad som behöver läggas till. Till exempel innehåller Word en generisk titelsida, innehållsförteckning, rubriker, textblock och platshållare för bilder, tillsammans med tips om inställningar för användarhandbok.
Steg 3
Markera en rubrik eller ett textblock. Skriv över det med din manuella information. Du kommer förmodligen att kopiera befintlig text från ett annat dokument och klistra in den direkt i mallens textrutor. Ersätt hela Word-platshållartexten med din egen. Fyll i handboken efter behov; du kanske vill lägga till texten först, sedan rubrikerna och bilderna, eller så kan du arbeta linjärt från första sidan till slutet.
Steg 4
Högerklicka på en platshållarbild eller bild och klicka på "Radera" för att ta bort den. Klicka på fliken "Infoga" och sedan på "Bild" för att lägga till dina bilder. Bläddra till bilden och dubbelklicka på den. Detta är också ett perfekt sätt att märka manualen genom att lägga till företagslogotypen på försättsbladet och på andra håll i dokumentet.
Steg 5
Klicka på fliken "Hem". Kontrollera alternativen i avsnittet Stilar på menyfliksområdet. Dessa dikterar hur avsnitt i din handbok visas, såsom huvudavsnittstexten och rubrikerna. Om du vill använda andra element än vad mallen erbjuder högerklickar du på en av stilarna, till exempel "Rubrik 1" och väljer "Ändra". Formatera om rubriken och klicka på "OK". Alla rubrik 1-format har ändrats så att du inte behöver gå igenom dem individuellt. Detta är ett utmärkt sätt att se till att din manual överensstämmer med företagets interna stilkrav.
Steg 6
Bläddra till mallens första sida, som är omslaget i de flesta mallar. Se till att all platshållare har ersatts med information om din produkt eller tjänst.
Steg 7
Innehållsförteckningen visar de allmänna mallrubrikerna. Högerklicka på innehållsförteckningen och välj "Uppdatera fält." Klicka på alternativknappen "Uppdatera hela tabellen" och klicka sedan på "OK". Detta ändrar innehållsförteckningen för att återspegla dina nya rubriker och sidnummer.
Klicka på fliken "Arkiv" och välj "Spara som." Ange användarhandbokens filnamn i fältet "Filnamn", välj var dokumentet ska sparas på din dator och klicka på "Spara" -knappen.
