Pivot Table-funktionen i Microsoft Excel låter dig sammanfatta, tabulera och analysera data enkelt. Nedan följer stegen för att skapa Pivot Table i Excel.
Skapa pivottabell i Excel
Att känna till stegen för att skapa Pivot Table i Excel kommer att göra dig mycket mer produktiv jämfört med att använda TOTAL, SUBTOTAL och andra kommandon för att analysera data.
Det första steget i att skapa en felfri pivottabell är att se till att källdatan för pivottabellen är i rätt format.
När källdatan är klar kan du antingen infoga en tom pivottabell eller infoga en av de föreslagna pivottabellerna i kalkylbladet.
Enligt vår åsikt är det enklare och snabbare att gå med en föreslagen pivottabell och ändra den än att arbeta med en tom pivottabell.
1. Förbered källdata för pivottabellen
Generellt måste källdata för Pivot-tabellen uppfylla följande krav
1. Varje kolumn i källdata måste ha en rubrik eller kolumnetikett. För att undvika förvirring måste kolumnetiketter vara unika och inte upprepas.
2. Källdata kan inte ha tomma kolumner. I själva verket kommer du inte att kunna skapa pivottabell om det finns en tom kolumn i källdata.
3. Undvik tomma celler och tomma rader i källdata, eftersom de kan leda till fel och förvirring i pivottabellen.
4. Ta inte med totaler, delsumma och medelvärden (kolumn- eller radsiffror) när du väljer källdatadata i en pivottabell.
5. Se till att du använder formatering (Datum, nummer etc.) på celler inom källdata.
När källdatan för Pivot-tabellen är ordentligt och uppfyller ovanstående krav, bör du inte ha några problem att skapa felfria Pivot-tabeller.
2. Sätt in pivottabellen i kalkylbladet
För att förklara de grundläggande stegen för att skapa pivottabell i Excel kommer vi att använda försäljningsdata registrerade i två datoraffärer, bekvämt märkta som butik # 1 och butik # 2.
Som du ser i bilden ovan är källdatan väl organiserad med unika kolumnetiketter och har inga tomma kolumner, tomma rader eller celler.
När källdatan är i rätt format kan du följa stegen nedan för att skapa pivottabell i Excel.
1. Öppna Excel-filen som innehåller källdata som du vill inkludera i pivottabellen.
2. Välj vilken cell som helst i källdata> klicka på Infoga> Tabeller> Rekommenderat PivotTables-alternativ.
3. På skärmen Rekommenderade pivottabeller bläddrar du ned den föreslagna listan för att se dem> välj Pivottabelllayout som du vill använda och klicka på OK.
Obs! Du kan faktiskt klicka på de föreslagna pivottabelllayouterna för att se dem i större vy. En layout infogas inte förrän du klickar på OK-knappen.
4. När du klickar på OK sätter Excel in en pivottabell i ett nytt kalkylblad.
3. Ändra Pivot Table Layout
Även efter att du har skapat PivotTable med den föreslagna layouten kan du ändra PivotTable så att det passar dina egna krav.
Klicka på valfri cell i pivottabellen så öppnas fältlistan PivotTable.
När listan PivotTable Fields är aktiv kommer du att kunna ändra pivotabellen genom att lägga till fältobjekt och dra fältobjekten mellan kolumner, rader och värden.
Till att börja med kan det hända att saker och ting går hemskt fel när du försöker ändra Pivot Table-layout. Men det enda sättet att behärska Pivot Tables är att leka och göra misstag.
Det rekommenderas att du tillbringar kvalitetstid för att leka med PivotTable Field-objekt och vänja dig på att ändra en given Pivot-tabell.
När du har blivit bekant med att ändra pivottabellen kommer du att kunna analysera stora mängder data och skapa alla typer av datasammanfattningar enkelt.
