Faxmaskiner var vid ett tillfälle allmänt förekommande i kontorsinställningar, men har till viss del gått ur stil med tillkomsten av e-post och skanningsteknik. Vissa kontor litar dock fortfarande på fax för att dela pappersdokument som behöver signeras. För att underlätta detta finns faxverktyg för programvara tillgängliga för att skicka fax från din dator. Eftersom faxapparater vanligtvis behöver ett modem tillåter ett programfaxmodem din dator att skicka faxinformation över en telefonlinje till en faxmaskin.
Grunderna för faxmaskiner
En faxmaskin fungerar genom att skicka digitaliserad dokumentinformation över en telefonlinje. Faxmaskinen skannar dokumentet och registrerar data som en ström av bitar, enor och nollor. Därefter ansluter den till en ansluten telefonlinje och ringer till en annan faxmaskin, ungefär på samma sätt som du skulle ringa en person med ett telefonnummer. De två faxmaskinerna kommunicerar via telefonlinjen och dokumentinformationen flyttas till den andra maskinen, som skriver ut själva dokumentet.
Programvarumodem
Faxmaskiner kräver en telefonlinje för att ansluta och skicka data. Datormodem fungerar på samma sätt genom att använda en telefonanslutning för att ansluta till datorservrar och skicka och ta emot data. Dessa modem brukade fungera som fristående hårdvaruenheter, som gradvis förvandlades till integrerade enheter på datorns moderkort. Senare uppstod "programvarumodemet". Programvarumodemet emulerar ett hårdvarumodems funktionalitet, men gör det helt genom programvara. På detta sätt behöver datorn inte ett fysiskt modem, utan bara programvarumodemet som körs på operativsystemet.
Programdata Faxmodem
Med kombinationen av ett mjukvarumodem och en faxmaskin får du ett mjukvarufaxmodem integrerat i ett operativsystem. Istället för att ha en separat faxmaskin kan du skicka och ta emot meddelanden via fax- och datalinjen på din dator. Detta gör att du kan skicka dokument till andra faxmaskiner direkt från din dator och ta emot dokument på samma sätt. Du kan sedan skriva ut eller mejla dessa dokument efter eget gottfinnande.
Applikationer
Den främsta fördelen med mjukvarufaxmodemet är att eliminera behovet av en separat faxmaskin. En annan fördel är den sömlösa integrationen av faxdokument med din dokumenthanteringsprogramvara. Dessutom kommer dessa faxade dokument ofta till din dator, troligen som en TIFF, PDF eller JPEG. I dessa fall kan du använda teknik för optisk teckenigenkänning för att separera tecknen från bilden och konvertera dokumentet till datorläsbar text, så att du kan importera dokumentet till olika textredigeringsprogram.
