Kolkopiering eller CCing, någon i ett e-postmeddelande innebär att du skickar en duplikatkopia till en annan mottagare, utöver huvudmottagaren i fältet "Till:" i e-postmeddelandet. Korrekt etikett är viktigt när du skickar en CC eftersom denna typ av e-post medför professionella risker, inklusive överväldigande hantering med för många onödiga e-postmeddelanden, bryter mot en medarbetares integritet, skapar förvirring om ansvar och redundant duplicering av ansträngningar.
Undvik att hantera din medarbetares chef
Det kan hjälpa dig att släppa din frustration till en chef som har befogenhet att hantera en irriterande medarbetare, men att skicka en CC till sin chef för ett e-postmeddelande som ringer henne på något negativt kan hemsöka dig senare. Om du gör det mot någon annan är chansen att någon gång kommer att CC din egen chef, vilket markerar ett misstag du gjorde. Istället för att skapa dålig karma för dig själv, se om du kan lösa problemet med din kollega i ett privat e-postmeddelande, eller ännu bättre personligen. Om du verkligen behöver prata med ledningen om problemet, gör det personligen eller via telefon - inte via e-post, eftersom du alltid riskerar att ledningen svarar dig med en CC till den berörda medarbetaren.
Dubbelkolla svarstrådar
Den bästa etiketten är att bara skicka en chef en CC på en ny konversation eller som en FYI som inte kräver svar. Det snabbaste sättet att genera någon eller dela information med fel person är att CC en chef på ett e-postmeddelande som svarar på många andra e-postmeddelanden mellan dig och huvudmottagaren under samma tråd. Om CC är absolut nödvändigt för den senaste e-postadressen i tråden, ta bort tidigare e-postmeddelanden i samma tråd om de avslöjar information som endast är avsedd för dig och huvudmottagaren. På samma sätt, bry dig inte om att skicka en chef till e-postmeddelanden utan någon egentlig nödvändig information, som de som skickas för ett enkelt "Tack!"
Be om tillstånd
Ta reda på i förväg om det är okej med dina medarbetare och deras chefer, eller dina chefer, att CC dem på e-postmeddelanden angående känsliga ämnen som en annans jobbprestanda - eller vilka e-postämnen de föredrar att få en CC. Om du registrerar vem som är okej med CC och vem inte, är det mer troligt att du förblir i fred med dina medarbetare och ledningen. Du kan också diskutera frågan med någon inom personalområdet för att ta reda på om ditt företag har en policy om vilka typer av e-postmeddelanden som ska skickas till dem i mellan- eller överledningen. Ledningspersonalen får ofta ett extra antal e-postmeddelanden och kommer sannolikt att uppskatta denna artighet.
Håll det professionellt
All elektronisk korrespondens där ledningen får en CC ska vara så professionell och generisk som möjligt. Du kan införa en policy där du aldrig skickar CC till ledningspersonal som på något sätt kan betraktas som personlig, passiv-aggressiv eller kontroversiell. Bättre än, för att undvika riskabla CC-fel, skicka inte CC: er alls till ledningen, utan välj personliga e-postmeddelanden eller konversationer personligen istället. Undvik också att skicka CC till ledningen om det skulle orsaka förvirring om vem som måste ta ansvar för en åtgärd; om antingen huvudmottagaren eller CC-d-chefen tror att den andra personen kommer att hantera din e-postförfrågan, kanske den inte hanteras alls, eller så kan de båda duplicera ansträngningar i onödan.
