I början av Internet förlitade sig vissa på e-posttjänster för att lagra data åt dem. Skicka bara en bilaga till dig med information som du vill lagra och tjänsten förvarade den åt dig online. Du kan fortfarande använda den här tekniken för att spara dina data på e-posttjänster på Internet som Gmail. Om du gör det kommer du att upptäcka fördelar och nackdelar med att lagra information online med Gmail.
Använda Gmail för att lagra data
Om du bara vill lagra textinformation i Gmail måste du skapa en bilaga som innehåller dina data. Gör det genom att klicka på "Skriv", klicka på "Bifoga en fil" och välja en fil som du vill bifoga i fönstret Filöverföring som öppnas. Gmail visar en länk som innehåller filens namn ovan. Den länken visar också filens storlek. Bifoga ytterligare filer genom att klicka på länken "Bifoga en annan fil". Skriv din Gmail-adress i textrutan "Till", klicka på "Skicka" och Gmail skickar meddelandet som innehåller bilagan.
Fördelar med Gmail-lagring
Använd Gmail för att lagra data och du kan komma åt den från vilken plats som helst som har en internetanslutning. Logga bara in på ditt Gmail-konto och hitta meddelandet som innehåller dina data. Du kan inte heller förlora din information; det kan hända när du lagrar det på en hårddisk som kan misslyckas. Att hålla data i Gmail gör det också enkelt att dela med andra. Om till exempel ett av dina meddelanden innehåller en video som du vill dela kan du vidarebefordra den till en vän utan att först behöva ladda upp videon.
Nackdelar
Ditt Gmail-konto är ändligt och Google begränsar mängden data som det kan innehålla till 10 GB. Google baserar din lagringsgräns på det totala antalet meddelanden i alla mappar, inklusive papperskorgen och skräppost. En annan nackdel uppstår om din internetanslutning går ner. Det kan vara katastrofalt om du behöver komma åt dina data omedelbart. Att hålla reda på dina data kan också vara utmanande om du måste hantera dussintals eller hundratals separata e-postmeddelanden. Det tar också tid att skriva ett meddelande och skicka det bara för att spara data som du vill lagra online. Kom ihåg att du måste öppna en filvalsruta varje gång du vill lägga till en bilaga till ett e-postmeddelande.
Överväganden
Var uppmärksam på kvotindikatorn längst ner på din Gmail-skärm. Den visar mängden lagringsutrymme som ditt konto använder. När du närmar dig gränsen kanske du vill radera meddelanden i mapparna för papperskorgen och skräppost. Du kan hitta meddelanden som har bilagor genom att skriva "har: bilaga" - utan citat - i Gmails textruta "Sök". Du kan också visa en lista med meddelanden vars storlekar överstiger ett visst värde. För att till exempel hitta meddelanden med storlekar större än 2 MB, skriv "storlek: 2000000" - utan citat - i sökrutan. Du kan sedan radera dem för att frigöra utrymme.
Alternativa lagringslösningar
Google Drive kan hjälpa dig att hantera data mer produktivt. Med Google Drive kan du ladda upp filer till ett Google Docs-konto som du kan visa online. Du har också möjlighet att installera Google Drive-skrivbordsappen. Den sitter i bakgrunden och synkroniserar filer på din hårddisk med dem i ditt Google Drive-konto online. Registrera dig för ett gratis konto genom att besöka webbsidan för Google Drive (se Resurser).
