Att skicka en Outlook-e-post formaterad som ett memorandum ger mottagaren en visuell påminnelse om att meddelandet är en officiell kommunikation. Medan Outlook inte har en inbyggd minnesmall kan du ändra formateringsinställningarna så att ditt meddelande överensstämmer med den allmänt accepterade memostilen. När du har formaterat ditt meddelande som ett memo kan du spara inställningarna i en mall så att du kan använda samma stil för framtida memon.
Steg 1
Klicka på "Ny e-post" i Outlook för att öppna ett nytt meddelandefönster.
Steg 2
Välj fliken "Formatera text" och klicka sedan i meddelandefältet för att aktivera menyfliken.
Steg 3
Klicka på den lilla pilen i avsnittgruppen på menyfliksområdet. Outlook öppnar en dialogruta där du kan ändra styckeformateringsalternativen så att de matchar det allmänt accepterade företagsnoteringsformatet.
Steg 4
Ställ in inställningen för justering till "Vänster" för att vänster motivera din text.
Steg 5
Ställ in specialinställningen i avsnittet Indrag till "Ingen" för att ta bort eventuella nya stycken fördjupningar.
Steg 6
Ändra inställningen för linjeavstånd till "Enkel".
Steg 7
Ändra inställningen Efter i avsnittet Avstånd till minst åtta punkter. Detta får Outlook att infoga en tom rad mellan stycken.
Steg 8
Klicka på "OK" för att spara styckeinställningarna.
Steg 9
Välj ett lättläst teckensnitt som Times New Roman eller Arial. För ett gammaldags, maskinskrivet utseende, välj Courier New.
Steg 10
Spara meddelandet som en mall så att du kan använda det för framtida anteckningar. Klicka på "Arkiv", välj "Spara som" och ändra sedan inställningen "Spara som typ" till "Outlook-mall (* .oft)." Namnge mallen "Memo" eller något liknande och klicka sedan på "Save".
Steg 11
Ange mottagarens e-postadresser i fältet Till och placera sedan ämnet för memot i fältet Ämne.
Steg 12
Ange texten i ditt memo i meddelandefältet. Infoga korta rubriker när du byter ämne eller börjar ett nytt segment. Lämna en tom rad före och efter varje rubrik.
Skapa en rubriksektion högst upp om du vill inkludera denna information i meddelandets huvuddel. De första fyra raderna bör börja med "TO:", "FROM:", "DATE:" och "SUBJECT:", med varje rad åtskilda av en tom rad. Det här steget är valfritt, eftersom e-postrubriken längst upp i meddelandet redan följer memoformatet.
