Outlooks röstningsknapp är ett bekvämt sätt att skicka objekt för godkännande till handledare eller teammedlemmar. När mottagaren röstar på ett av valen spårar Outlook svaret och låter dig visa en sammanfattning av alla svaren på ett specifikt meddelande. Du kan undersöka en enskild person eller en hel grupp, med enkla val som "Godkänn / avvisa" eller mer komplicerade alternativ som du själv utgör.
Krav
För att spåra objekt som du skickat in för godkännande eller omröstning måste ditt e-postkonto finnas på en Microsoft Exchange-server. Exchange-servrar används vanligtvis i kontorsmiljöer; dina hem- och personliga e-postkonton använder antagligen inte en Exchange-server om du inte ställer in kontot via ditt arbete eller din skola. Mottagarna av e-postmeddelandet måste också använda Outlook 2003 eller senare för att kunna rösta, även om de inte behöver ett Exchange-konto om de bara får meddelandet.
Skicka din godkännandeförfrågan
Att skicka din e-postförfrågan med hjälp av spårningsfunktionen är ganska enkel: Skriv ditt e-postmeddelande som vanligt, inklusive den fråga eller det dokument som du behöver godkännande för. Byt till fliken "Alternativ" och klicka på "Använd röstknappar" på menyfliksområdet. Outlook visar val som du kan erbjuda mottagarna. Ge dem ett val att godkänna eller avvisa, eller begär ett enkelt ja, nej eller kanske. Du kan också välja "Anpassad" för att ge dig egna alternativ; ange bara alternativen i fältet "Använd röstknappar" på nästa skärm och separera varje alternativ med ett semikolon.
Använda röstknapparna
När mottagaren öppnar ditt meddelande i Outlook ser han en varning högst upp som berättar för honom att meddelandet innehåller röstknappar. Genom att klicka på varningen i Outlook 2013 och Outlook 2010 kan mottagaren visa röstningsalternativen och klicka på en. I versionerna 2007 och 2003 visas röstningsalternativen i verktygsfältet. När personen har röstat, skickar Outlook automatiskt ett svar till den ursprungliga avsändaren som meddelar honom om valet.
Spåra resultaten
Förutom att kunna spåra resultaten från ämnesraderna kan du dra upp en tabell som visar en sammanfattning av svaren på en enskild fråga. Denna funktion är särskilt användbar när du skickar en fråga till en stor grupp. Öppna bara ett av svaren på din fråga och klicka sedan på personens svar högst upp i meddelandet. Outlook visar ett annat alternativ för "Visa röstsvar". Klicka på alternativet för att se alla röster, godkännanden eller avslag som lämnats in för just denna fråga.
