Den digitala tidsåldern har gett oss så många sätt att kommunicera med varandra - från texter till Skype och ungefär ett dussin tekniker däremellan. Både verbal och skriftlig kommunikation har sin plats i affärer idag, och ett produktivt kontor uppmuntrar etikett i alla kommunikationsmetoder. Att bara använda den ena eller andra förbluffar en anställds förmåga att kommunicera effektivt med kunder, kunder och kollegor. Medan e-post kan visa upp din noggranna arbetsrekord finns det ingen uttryckssymbol som är lika effektiv som ett riktigt leende ansikte mot ansikte när du pratar.
Uppgifter
Det finns en anledning till att e-post ofta tas upp under statliga skandaler. de visar inte bara vad någon sa, utan när de sa det, så när du behöver en bestående rekord av kommunikation med någon, ger e-post dig ett digitalt pappersspår. Dessutom kan människors minnen av konversationer variera över tiden, de kanske inte tar bort viktiga detaljer från en muntlig diskussion och det är lättare att säkerhetskopiera din poäng i en kontorssituation när du har den digitala kopian för att bevisa det. Om någon tar bort din e-post eller insisterar på att de aldrig fått den, kan din enda post vara din "Skickad" -mapp. E-post kan också vara ett effektivt sätt att se historiken för ett projekt och vem som var den mest värdefulla grupptillgången.
Förståelse
Kommunikation mellan kollegor innebär mer än bara ord. Dina kollegor läser ditt uttryck och ditt kroppsspråk och registrerar tonen i din röst under en konversation. När du står ansikte mot ansikte med någon tar du del av dessa ledtrådar och de hjälper till att fördjupa din förståelse för den andras mening. Även om ett välformulerat e-postmeddelande kan vara direkt och tydligt kan ord på skärmen ibland missförstås och orsaka kränkningar, särskilt om du försöker sarkasma eller humor. Det kan också ta kortare tid att helt enkelt gå ner i korridoren eller ta upp telefonen och diskutera bekymmer i detalj än att göra ett långt e-postmeddelande.
Känsla
Ibland är det alldeles för svårt att diskutera vissa situationer med medarbetare, och människor vänder sig ofta till e-post för att uttrycka sig utan att bli förvirrade. Du har tid att tänka på vad du vill säga, och du kan förmedla det budskapet utan nervositet eller stammar. Du har tid att skapa en intelligent motiverad fråga eller kommentar. Det kan dock vara en tvåvägs gata, för vissa anställda har lättare att vara snarky, förolämpande eller oförskämd när de kommunicerar via e-post. När känslorna är höga skickar människor ofta meddelanden med ord som de aldrig skulle använda personligen.
Sociala färdigheter
Att skriva e-postmeddelanden kan göra det möjligt för kollegor att undvika obekväma eller svåra konversationer men det hjälper dem inte att lära sig att ta itu med problemet. Medan konversation ansikte mot ansikte ibland kan kännas besvärlig, kommer erfarenheten att minska känslan. Att prata med kollegor gör dig mer medveten om din egen icke-verbala kommunikation. Att prata tillsammans skapar obligationer på kontoret och det visar respekt för människor, oavsett om det är beröm för ett väl gjort jobb eller en varning för en oacceptabel situation.
