Den personliga datorn har för alltid förändrat sättet människor gör affärer: för varje viktig företagsuppgift finns det en mjukvarulösning som matchar. Om du fortfarande gör ditt företags redovisning för hand, överväga de stora skillnaderna mellan det och att använda dedikerad redovisningsprogramvara. Det finns stora fördelar med att gå digitalt, men dessa fördelar medför vissa risker. Allt beror på vad som fungerar bäst för dig och ditt företag.
Noggrannhet och konsekvens
Bokföringsprogramvara använder automatiserade beräkningar för att säkerställa att din matematik alltid är rätt. Dessutom bygger datoriserad redovisning konsistens i din rapportering genom standardiserade filformat och etablerade arbetsflöden. Bokföringsmjukvara är bara så smart som användaren, och byte till digital redovisning garanterar inte nödvändigtvis eliminering av misstag. Datoriserad redovisning är dock mer korrekt än manuell redovisning när den utförs korrekt.
Inträdeshastighet
När du har implementerat en datoriserad lösning för ditt företag bör tiden du spenderar på bokföringsuppgifter minska avsevärt. Att mata in data via ett tangentbord och låta datorn göra jobbet är snabbare än att skriva ner saker och räkna ut matematiken med en räknare, och bokföringsprogramvara kommer med en mängd inbyggda mallar som är utformade för att göra processen enklare. Dessutom är data som matas in via datoriserad redovisning direkt tillgänglig, vilket innebär att du alltid har de senaste tillgängliga siffrorna. Nackdelen är att det tar lite tid att anpassa sig till den nya programvaran, vilket minskar den sparade initiala tiden.
Säkerhet och säkerhet
Medan du kan lösenordsskydda dina bokföringsdata och lagra dem på din arbetsdator är manuell redovisning mindre säker genom att de skriftliga dokumenten staplas över tiden och kräver allt större lagringslösningar. Dessutom kan du enkelt säkerhetskopiera digitala bokföringsdata till en extern enhet, medan du måste kopiera manuell redovisningsinformation manuellt. Att förlora dina digitala bokföringsdata är mindre dramatiskt än att förlora originaldokumenten, eftersom du kan återställa dina säkerhetskopior med minimal krångel. Datorhårdvara är dock mer ömtålig än de faktiska dokumenten, så du måste vidta åtgärder för att skydda dina data i händelse av maskinvaruproblem.
Enkel distribution
I manuell redovisning skapar och distribuerar du fakturor, räkningar och andra poster för hand. Med digital redovisning kan du skapa samma uppsättning dokument på mycket kortare tid och skriva ut så många kopior som du behöver. Du kan sedan skicka digitala dokument via e-post, så att du kan begränsa mängden fysiska medier som ditt företag faktiskt måste använda. Med datoriserad bokföringsprogramvara är det enkelt att skriva ut, kopiera och skicka alla dokument som ditt företag behöver. Men det gör det också lättare för en olycklig part att fånga upp dina data.
