Microsoft Office 2007 innehåller en funktion för att skicka ett automatiskt svar på inkommande meddelanden. Även om Microsoft Exchange Server innehåller en Out of Office-assistent kan Outlook replikera den här funktionen genom att skapa regler och en e-postmall. Varje gång du får ett e-postmeddelande svarar Outlook på avsändaren med ett automatiskt svar. Även om avsändaren kan skicka flera e-postmeddelanden, tillåter regeln bara ett svar. Detta förhindrar att avsändare får samma svar flera gånger.
Skapa en mall för automatisk svar
Öppna Microsoft Office 2007 och klicka på "Arkiv" -menyn. Peka med musen på "Ny" och klicka på "E-postmeddelande."
Klicka på fliken "Alternativ" i gruppen Formatera. Klicka på "Vanlig text."
Skriv meddelandet som du vill skicka som ditt automatiska svar i meddelandetexten.
Klicka på "Microsoft Office-knappen" och klicka på "Spara som." Microsoft Office-knappen finns längst upp till vänster i ditt meddelande.
Klicka på "Outlook-mall (* .oft)" i listrutan "Spara som typ".
Skriv ett filnamn för din meddelandemall i rutan "Filnamn" och tryck sedan på "Spara".
Skapa en autosvarregel
Klicka på "Regler och varningar" i rullgardinsmenyn "Verktyg". Klicka på "Ny regel".
Klicka på "Kontrollera meddelanden när de anländer" under "Starta från en tom regel." Klicka på "Nästa".
Markera kryssrutan "Skickas endast till mig" under "Vilka villkor vill du kontrollera?" och välj alla andra villkor som du behöver. Klicka på "Nästa". Välj "Ja" på frågan om du vill att denna regel ska tillämpas på varje mottaget meddelande.
Markera rutan "Svara med en specifik mall" under "Vad vill du göra med meddelandet?"
Titta under "Steg 2: Redigera regelbeskrivningen" och välj "En specifik mall." Klicka på "Användarmallar i filsystemet" i dialogrutan "Titta in".
Välj mallen som skapats för ett automatiskt svar och klicka på "Öppna". Klicka på "Nästa".
Välj önskade undantag från regeln och klicka på "Nästa".
Skriv ett namn för din nya regel under "Steg 1: Ange ett namn för denna regel" och klicka på "Slutför". Din regel är nu på och är redo att användas.
Tips
Microsoft Office Online erbjuder gratis officiella meddelandemallar som kan laddas ner.
För att de automatiska svaren ska kunna skickas måste din dator vara påslagen och Microsoft Office 2007 måste vara öppen.
Klicka på "Verktyg" -menyn och klicka på "Regler och varningar" för att stänga av regeln. Avmarkera rutan för den regel du vill inaktivera.
