Du kan konvertera valfri Excel-fil eller kalkylblad till PDF-format med hjälp av "Spara som PDF" eller "Skriv ut till PDF" -funktioner som finns tillgängliga i Microsoft Excel. Nedan hittar du stegen för att skriva ut till PDF eller spara som PDF i Microsoft Excel.
Skriv ut till PDF och spara som PDF i Microsoft Excel
Med Windows 10 med inbyggt stöd för PDF (utskrivbart dokumentformat) är det enkelt att spara eller skriva ut Excel-kalkylark till PDF-format.
Medan både ”Print to PDF” och “Save As PDF” i princip konverterar en Excel-fil till PDF-format, är slutprodukten som produceras med de två metoderna olika.
När du använder Print to PDF i Microsoft Excel kommer den resulterande PDF-filen att avlägsnas av alla dess metadata (länkar, författarinformation, bokmärken etc.) och den kommer endast att innehålla information som finns tillgänglig på en tryckt fil.
Som jämförelse, när du använder Spara som PDF i Microsoft Excel, kommer den resulterande PDF-filen att innehålla alla metadata och nästan samma information som finns i originaldokumentet.
Hur man skriver ut till PDF i Microsoft Excel
Följ stegen nedan för att använda Skriv ut till PDF i Microsoft Excel.
1. Öppna Excel-filen som du vill skriva ut till PDF.
2. När filen är öppen klickar du på fliken Arkiv i övre menyraden för att öppna filmenyn.
3. I rullgardinsmenyn Arkiv klickar du på alternativet Skriv ut i den vänstra rutan. Se till att PDF-skrivare (Microsoft Print to PDF) är tillgänglig i högerfältet och justera sidstorlek, orientering och marginaler efter behov.
Obs! Om Microsoft Print to PDF inte är tillgängligt måste du göra PDF-skrivaren klar med steg enligt nästa avsnitt.
4. När du är nöjd med utskriftsinställningarna bläddrar du lite upp och klickar på utskriftsrutan.
5. På nästa skärm skriver du ett namn för din fil> välj den plats där du vill spara den resulterande PDF-filen och klicka på Spara.
Obs: Se till att "Spara som typ" är inställt på .pdf innan du klickar på Spara-knappen.
När PDF-utskriftsfilen har sparats kommer du att kunna skicka filen för utskrift eller dela den elektroniskt med någon.
Som nämnts ovan kommer PDF-filen som produceras med funktionen Print to PDF i Microsoft Excel inte att innehålla Länkar och andra metadata associerade med den ursprungliga Excel-filen.
Vad du ska göra om Microsoft Print to PDF inte är tillgängligt
Om du tidigare hade skrivit ut på en faktisk skrivare, kanske Microsoft PDF-skrivare inte är tillgänglig när du ska försöka skriva ut till PDF i Microsoft Excel.
I sådant fall måste du göra Microsoft PDF-skrivare tillgänglig och redo innan du kan skriva ut till PDF.
Om "Microsoft Print to PDF" inte är tillgängligt klickar du på den tillgängliga skrivaren och väljer Microsoft Print to PDF i menyn som visas.
Efter detta kommer du att kunna skriva ut till PDF vilken Microsoft Excel-fil som helst genom att klicka på utskriftsrutan som visas i steg 3 ovan.
Spara som PDF i Microsoft Excel
Ett annat sätt att konvertera Microsoft Excel-fil eller kalkylblad till PDF-format är att använda funktionen "Spara som PDF", som finns i Microsoft Excel.
Som nämnts ovan kommer den resulterande sparade PDF-filen att innehålla nästan all information som finns i originaldokumentet.
1. Öppna Excel-filen som du vill skriva ut till PDF.
2. När filen är öppen klickar du på fliken Arkiv i den övre menyraden.
3. På rullgardinsmenyn klickar du på alternativet Spara som i den vänstra rutan. Klicka på Bläddra i den högra rutan.
4. På nästa skärm skriver du namnet för din PDF-fil> välj Plats för PDF-filen och klicka på Spara.
Detta sparar Microsoft Excel-filen som en PDF-fil som du kan skriva ut eller dela med vem som helst.
Oavsett om du använder Spara som PDF eller Skriv ut till PDF kommer den resulterande filen att behålla sina teckensnitt, formatering och pagination på alla enheter och plattformar.
