Bokföringsprogramvara är utformad för att automatisera mycket av redovisningsprocessen. Syftet är att göra redovisningen enklare, snabbare och mer exakt. Medan programvaran verkligen tjänar sitt syfte, finns det nackdelar med att enbart förlita sig på teknik för dina bokföringsbehov. Det är därför det är viktigt att förstå redovisningsgrunder samt hur man använder bokföringsprogramvara.
Kosta
När du använder bokföringsprogramvara måste du köpa programvaran och eventuella ytterligare licenser som behövs för andra användare och datorer. Viss programvara kräver att du köper uppgraderingar eller uppdateringar för ytterligare funktioner. Du måste också se till att din dator kan köra programvaran. Om inte, måste du också uppgradera din dator.
Tillit till datorer
Om din dator kraschar eller data skadas av ett virus kan du inte använda din bokföringsprogramvara förrän problemet är löst. Detta innebär också att du inte kommer att ha tillgång till inmatade data förrän datorn körs igen. Dina data kan också bli skadade, vilket innebär att du måste ange information om du inte har säkerhetskopierat dina filer. Dessutom, om det finns ett strömavbrott, kommer din programvara att vara oanvändbar såvida du inte använder en batteridriven bärbar dator.
Bedrägeri
Redovisningsprogramvara kräver extra säkerhetsnivåer för att förhindra problem som bedrägeri och förskingring. Programvara gör det lättare för användare att ändra data, vilket gör bedrägerier lättare att utföra. Som ett resultat finns det ett ökat behov av interna revisorer att kontrollera om det finns uppgifter som är felaktiga. Säkerhetsåtgärder måste också vidtas för att begränsa mängden kontroll som användarna har över bokföringsprogramvarans funktioner.
Ytterligare programvara
De flesta bokföringsprogram kräver att du har ytterligare programvara för att kunna se rapporter. I vissa program kan du till exempel exportera data som en PDF-fil eller ett Excel-kalkylblad. Detta gör det möjligt för användare utan redovisningsprogrammet att se data. Visningsprogrammet kan dock utgöra en extra kostnad för användaren.
Mänskligt misstag
Även om det är lätt att skriva ner nummer felaktigt, är det ännu lättare att felaktigt skriva ett nummer. Om du matar in data i redovisningsprogrammet för snabbt kan det leda till allvarliga fel. När programmet utför beräkningar kan det vara svårare att spåra orsaken till problemet. Kalkylblad, digitala huvudböcker eller skriftliga huvudböcker gör spårning enklare och snabbare.
Träning
Redovisningsprogramvara kräver att du tar dig tid att lära dig hur du använder den. Även om du kan vara en erfaren revisor måste du fortfarande lära dig vad varje knapp och menykommando gör för att kunna använda bokföringsprogram effektivt. Denna inlärningskurva kan leda till dyra fel. I vissa fall kan betald utbildning vara nödvändig för att lära sig att utföra vissa uppgifter. Om du inte är tekniskt kunnig kan processen bli ännu svårare.
Tid
Många revisorer tycker att det tar mer tid att mata in data i bokföringsprogramvara än att skriva det eller skriva in det i ett kalkylblad. På grund av steg-för-steg-skärmar tar processen ofta längre tid, särskilt för dem som inte använder programvaran ofta eller fortfarande är nya för att använda programmet. Om programvaran kräver flera steg för att ange grundläggande data kan tidskraven uppväga fördelarna med automatiska beräkningar.
