E-post, som används effektivt, kan vara en billig och effektiv metod för kommunikation inom företag. Många saker kan dock gå fel på vägen på grund av e-postens karaktär. En omfattande e-postpolicy kan hjälpa till att definiera korrekt e-postanvändning, men även att ta detta steg lämnar fortfarande utrymme för ineffektivitet och kommunikationsbrister.
Missförstånd
E-post, som en form av skriftlig kommunikation, kommer inte med de viktigaste icke-verbala ledtrådarna som är ansvariga för mycket av vår förståelse. Som ett resultat kommer sarkasm, humor och starka känslor ofta inte bra för läsaren. Ibland fungerar det motsatt, med läsaren att tillskriva känslor till något som inte skrevs med den avsikten. De som inte känner till e-post kan komma att skriva i stora bokstäver eller använda överdriven skiljetecken för att markera något, utan att inse att dessa element bär känslor. Detta kan leda till felkommunikation som i onödan kan skada arbetsförhållanden.
Bortslösad tid
E-post presenterar en möjlighet för distraktion på jobbet. Anställda kan felaktigt använda e-post för att skicka personliga anteckningar eller skämt runt på kontoret. Även om e-postmeddelandet förblir relevant för arbete kan det dock vara en distraktion. Anta att du till exempel arbetar med ett projekt och att din e-postklient är öppen på skrivbordet - om du läser varje e-post som kommer in och svarar på vissa - kan ett projekt som kan ha tagit två timmar nu ta fyra. Även om det kan vara effektivare och tillräckligt att kontrollera e-post en eller två gånger om dagen, känner många att de kanske saknar något viktigt om de inte ständigt kontrollerar sin inkorg.
Problem med att koppla bort
En fördel med e-post är att du enkelt kan komma åt den var som helst med en internetanslutning. För vissa företag kan detta också vara en allvarlig nackdel som hotar arbetstagarnas balans mellan arbete och liv. De anställda som alltid håller kontakten med arbetet kommer att brinna ut snabbare än de som tar tid för sig själva. De kanske inte tillbringar kvalitetstid med sina familjer eller vänner, och som ett resultat kan de känna sig mer stressade och mindre uppfyllda.
Permanent rekord
De som använder e-post för kommunikation inom företag måste se till att hålla korrespondensen civil och tydlig. Med e-post blir det lätt att skriva av ett snabbt, arg svar och skicka det utan mycket eftertanke. Det snabba och fientliga svaret är nu registrerat; du kan inte ta tillbaka det. Om anställda eller arbetsgivare tar det till nästa nivå och säger något stötande eller olämpligt kan det användas som skäl för avfyring eller till och med som bevis mot dem i domstol. E-post lägger till ett lager av urkoppling, vilket ger människor modet att säga saker som de kanske inte säger personligen eller via telefon.
