Microsoft Outlook 2007 lagrar ett brett utbud av data åt dig, inklusive kalendrar, kontakter och uppgifter. Den lagrar denna information i en PST-fil som innehåller användarens kalenderposter, meddelandedata och annan information. Om du vill att flera användare ska få åtkomst till samma PST-fil riskerar du att skada filen och förlora data. Det finns dock sätt att dela data och synkronisera den med Microsoft Exchange-servern. Du kan låta användare använda OST-filer, som är offlineversioner av PST-filen, eller så kan du kopiera en PST-fil och använda kopiorna på flera datorer. Om du använder den här metoden måste du upprepa den för att hålla kopiorna synkroniserade.
Synkroniserade offlinefiler
Steg 1
Välj "Verktyg" och sedan "E-postkonton" och sedan "Visa eller ändra befintliga e-postkonton." Klicka på "Nästa".
Steg 2
Klicka på "Microsoft Exchange Server" och sedan "Ändra".
Steg 3
Välj "Fler inställningar", sedan fliken "Avancerat" och sedan "Inställningar för mappfil offline."
Steg 4
Skriv in sökvägen till var du vill ha din OST-fil i fältet "File". Klicka på "OK". Detta ställer in din OST-fil.
Välj "Verktyg", sedan "Skicka / ta emot" och sedan "Skicka / ta emot alla" för att synkronisera din OST-fil med servern.
Kopiera och synkronisera PST-filer
Steg 1
Klicka på "File", sedan "New" och sedan "Outlook Data File."
Steg 2
Klicka på "Office Outlook Personal Folders File (pst)" och klicka sedan på "OK".
Steg 3
Skriv ett namn för den nya filen i fältet "Skapa eller öppna Outlook-datafil" och klicka på "Öppna".
Steg 4
Skriv ett namn som alla användare kommer att se i fältet "Visningsnamn" och klicka på "OK".
Steg 5
Kopiera den nya PST-filen till en disk eller nätverksplats.
Steg 6
Klicka på "Arkiv" och sedan på "Importera och exportera."
Steg 7
Välj "Importera från ett annat program eller en annan fil" och klicka på "Nästa".
Steg 8
Välj "Personal Folder File (.pst)" och klicka på "Next".
Steg 9
Skriv sökvägen eller bläddra till PST-filen som du sparade i steg 5 och klicka på "Nästa".
Välj den högsta nivån i hierarkin och klicka på "Slutför". Dina PST-filer kommer att kopieras. Du kan upprepa vid behov för att synkronisera data mellan datorerna.
