En av de mindre kända funktionerna i Excel är dess förmåga att automatiskt generera delsummor på flera nivåer med hjälp av programmets delsumma-funktion. Om du till exempel håller försäljningssiffror i kalkylbladet kan du skapa delsummor för försäljning i varje region, plus kapslade delsummor uppdelade efter stat och till och med stad. För att implementera delsummor på flera nivåer, använd först Excels avancerade sorteringsfunktion för att ordna om dina data till rätt grupperingsnivåer.
Sortera dina data i nivåer
Steg 1
Förbered dina data för sortering genom att ta bort tomma rader eller kolumner. Skapa också en titelrad högst upp i dina data om du inte redan har gjort det.
Steg 2
Välj celler som innehåller data. Om du bara vill använda delsummor på en del av kalkylbladet väljer du dessa rader istället.
Steg 3
Välj fliken "Hem", klicka på kommandot "Sortera och filtrera" och välj sedan alternativet "Anpassad sortering". Excel öppnar dialogrutan Sortera.
Steg 4
Klicka på rullgardinsmenyn "Sortera efter" och välj den kolumn som du vill använda för att gruppera dina undernummer på första nivån. Till exempel, om dina uppgifter inkluderar försäljningssiffror som identifierats av region, stat och stad, markerar du kolumnen "Region" för att göra de regionala försäljningssiffrorna till dina första summeringar.
Steg 5
Klicka på rullgardinsmenyn "Sedan efter" och välj den kolumn du vill använda för dina andra nivåer. I exemplet ovan, om du vill skapa en delsumma på andra nivån för varje stat i en region, välj "tillstånd" i listrutan.
Steg 6
Upprepa föregående steg för eventuella ytterligare delsummanivåer som du vill skapa, till exempel totala försäljningsnivåer i exemplet.
Klicka på "OK" för att sortera data och stänga dialogrutan.
Skapa delsummor på flera nivåer
Steg 1
Välj vilken cell som helst som innehåller data. Om du bara vill använda delsummor på en del av kalkylbladet väljer du dessa rader istället.
Steg 2
Välj fliken "Data" och klicka sedan på "Subtotal" -kommandot i dispositionsgruppen. Excel öppnar dialogrutan Delsumma.
Steg 3
Klicka på rullgardinsmenyn under "Vid varje ändring" och välj sedan den kolumn som du vill använda för dina första nivåer. Välj samma kolumn som du valde för din första nivå sortering. I exemplet som använts tidigare skulle du välja "Region" för att skapa delsummor på första nivån baserat på regional försäljning.
Steg 4
Markera en eller flera av rutorna i rutan "Lägg till delsumma till" för att ange vilken kolumn som innehåller dina nummer. I exemplet kan du markera rutan bredvid "Försäljningsbelopp".
Steg 5
Klicka på "OK" för att skapa dina undernummer på första nivån.
Steg 6
Klicka på kommandot "Delsumma" igen för att börja skapa din delsumma på andra nivå.
Steg 7
Klicka på rullgardinsmenyn under "Vid varje ändring" och välj sedan den kolumn du vill använda för dina andra nivåer. I exemplet skulle du välja "Stat".
Steg 8
Markera samma ruta i rutan "Lägg till delsumma till" som du markerade tidigare.
Steg 9
Avmarkera kryssrutan bredvid "Ersätt nuvarande delsummor." Att rensa den här inställningen gör att Excel behåller tidigare delsummanivåer och skapar en ny nivå.
Klicka på "OK" för att skapa delsummor på andra nivå. Upprepa stegen för varje ytterligare nivå av delsummor du vill lägga till, ta bort bocken bredvid "Ersätt nuvarande delsummor" varje gång. Du kan skapa upp till åtta nivåer av delsummor.
