En vanlig uppgift som ges i en Excel-klass och även i praktiska arbetsrelaterade situationer är att separera för- och efternamn. Nedan följer stegen för att separera för- och efternamn i Excel.
Separata förnamn och sista namn i Excel
Behovet av att separera förnamn och sista namn i Excel uppstår på grund av att de fullständiga namnen på studenter eller anställda matas in i en enda Excel-kolumn.
Denna situation uppstår också när student- eller anställdsdata importeras från ett datainmatnings- eller bokföringsprogram till Microsoft Excel-format.
När namnen lagras i en enda Excel-kolumn lagras de vanligtvis som Förnamn Efternamn, Efternamn, Förnamn (komma som separerar de två) och också som Förnamn Midinitial Efternamn.
Det är möjligt att separera förnamn och sista namn med Excel-formler, men det enklaste sättet att separera förnamn och sista namn i Excel är att använda guiden Text till kolumn som finns i Microsoft Excel.
1. Separera första och sista namn med hjälp av text till kolumnguiden
Följ stegen nedan för att separera näven och sista namnen med guiden Text till kolumner som finns i Microsoft Excel.
1. Öppna Excel-filen som innehåller namn som du vill separera.
2. Välj hela kolumnen som innehåller namn> klicka på fliken Data i den översta menyraden och klicka på alternativet Text till kolumner i avsnittet "Dataverktyg".
3. Välj alternativet Avgränsat på nästa skärm och klicka på Nästa.
4. På nästa skärm väljer du mellanslagsfältet och klickar på Nästa.
5. På nästa skärm kan du välja destination för För- och Efternamn eller gå med det befintliga valet och klicka på Slutför.
6. När du klickar på knappen Slutför ser du omedelbart namnen separerade i För- och Efternamn.
Som du kan se i bilden ovan har namnen separerats i två olika kolumner.
2. Ta bort kommatecken, separera förnamn och efternamn i Excel
Om namnen skrivs i formatet Lastname, FirstName, kan du följa stegen nedan för att ta bort kommatecken och separera First, Last Names.
1. Öppna Excel-filen som innehåller namn som du vill separera.
2. Välj hela kolumnen som innehåller kombinerade namn> välj fliken Data i den översta menyraden och klicka på alternativet Text till kolumner i avsnittet "Dataverktyg".
3. Välj alternativet Avgränsat på nästa skärm och klicka på Nästa.
4. På nästa skärm väljer du Mellanslag och andra fält> skriv ", " (Komma) i den lilla rutan bredvid "Övrigt" och klicka på Nästa.
5. På nästa skärm kan du välja destination för För- och Efternamn eller gå med det befintliga valet och klicka på Slutför.
6. När du klickar på knappen Slutför ser du omedelbart namnen separerade i För- och Efternamn.
3. Separata första, mellersta och sista namn i Excel
Om namnen är i formatet "Förnamn Midinitial Efternamn", kan samma steg som anges i ovanstående två fall användas för att separera För-, Mellan- och Efternamn.
1. Välj hela kolumnen som innehåller namn> välj fliken Data i den översta menyfältet och klicka på alternativet Text till kolumner i avsnittet "Dataverktyg".
2. På nästa skärm kan du välja önskad destination för För-, Mellan- och Efternamn eller acceptera standarddestinationen och klicka på Slutför.
3. En gång klickar du på Slutför så ser du omedelbart namnet separerat i För-, Mellan- och Efternamn.
Om Middle Initial inte krävs kan du ta bort kolumnen som innehåller Middle Initial.
