Microsoft Office sparar automatiskt dolda metadata och personlig information i alla dokument som du skapar med Microsoft Office-programmet. I det här inlägget kommer du att lära dig att ta bort dold information och metadata från Microsoft Office-dokument för att förhindra att någon använder denna information.
Dold information bifogad till Office-filer.
Microsoft Office sparar som standard följande information när du skapar och sparar en fil i ett Office-dokument.
1. Författarnamn, företagsnamn, namn på personen som nyligen har sparat dokumentet. Annan personlig identifierbar information (PII), såsom e-posthuvuden, skicka-för-granskningsinformation, dirigeringstabeller och mallnamn.
2. Delade eller samarbetade dokument kan innehålla revisionsmärken, kommentarer, bläckanteckningar, namn på personer som arbetade på dokumentet, kommentarer från granskare och ändringar som gjordes i dokumentet.
3. Datum då dokumentet skapades, datum då dokumentet ändrades, dokumentrevisioner, dokumentversioner.
4. Namnet på din dator, namnet på nätverksservern eller hårddisken där dokumentet är sparat.
5. Dold text eller celler som du kanske inte är medveten om.
Konsekvenser av dolda data i Office-filer
Bortsett från att förmedla känslig information kan dolda data som är kopplade till dina filer också skapa missförstånd om det finns inkonsekvenser mellan det du rapporterar personligen om arbetet och vad dokumentet slutar förmedla genom den bifogade dolda informationen och metadata.
Till exempel kan du rapportera till klienten att ditt företag har använt 120 timmar för att skapa dokumentet. Medan någon på klientsidan kan komma åt de dolda uppgifterna som bifogas ditt dokument och dra slutsatsen att dokumentet skapades av ett annat företag och någon i ditt företag knappt tillbringade en timme på att titta på dokumentet.
Även om det är ganska vanligt i företag att hyra arbete, kanske du inte vill avslöja denna information till dina kunder.
Andra situationer där dolda data kan orsaka problem
I andra situationer finns det problem med sekretess när det gäller hur Microsoft Office bifogar metadata och personlig information till dokumenten.
1. Du kan registrera ett anonymt klagomål bara för att upptäcka att ditt namn och dina detaljer var tillgängliga genom dolda metadata för filer.
2. Du kan publicera ett dokument på en webbplats i hopp om att förbli anonym. Okänt för dig hade dokumentet tillräckligt med information om dig i filens dolda metadata.
3. Det kan finnas dokumentrubriker, sidfot, vattenmärken och dold text som är länkade till dina dokument. Dessa kan förmedla känslig information, affärshemligheter och annan information som du kanske inte vill vara öppen för.
4. Du eller andra personer som har arbetat med att skapa ett dokument kan ha gjort vissa kommentarer / kommentarer som kanske inte är lämpliga att skickas till en klient. Dessa kan komma att bifogas ditt dokument och kanske inte är uppenbara när du bara visar dokumentet.
Därför är det mycket meningsfullt att kontrollera och rensa de dolda metadata från ett kontordokument innan du publicerar det online eller skickar det till en klient.
Ta bort dold information från kontordokument
Så här kan du visa och ta bort dolda data och personlig information från kontorfiler som skapats med Microsoft Office 2007, där metadata är mer dolda, jämfört med Office 2010 och 2013.
1. Öppna filen som du vill ta bort dold information från.
2. Klicka på Office-knappen på den övre menyn för menyfliksområdet (se bild nedan)
3. Peka på att förbereda och klicka på Inspektera dokument (se bild nedan).
4. Du kommer till dokumentinspektörskärmen på detta klick på Inspektera.
5. Windows kommer att inspektera dokumentet och visa inspektionsresultaten för din recension (se bild nedan).
6. Klicka på Ta bort alla i avsnittet Dokumentegenskaper och personlig information för att ta bort all din personliga information som Office har bifogat ditt dokument. Du kan utöka den här proceduren till andra avsnitt som du vill ta bort.
7. På nästa skärm bekräftar Windows borttagning av dokumentegenskaper och personlig information.
Som du kan se från "Obs: Vissa ändringar går inte att ångra", kommer du inte att kunna återställa information som du kommer att ta bort med den här proceduren.
Därför kanske du vill göra en säkerhetskopia för din användning och referens innan du rensar personlig information och annan information från filen som du skickar ut.
Ta bort dolda data från Office 2010 och 2013-dokument
1. Klicka på fliken Arkiv och klicka sedan på Info.
2. Klicka på Sök efter problem och klicka sedan på Inspektera dokument (se bild nedan).
3. Du kan lämna alla valda alternativ, markerade som de är eller välja avsnitt som du vill undersöka dokumentet för.
4. Klicka på Inspektera och Office kommer att undersöka dokumentet för de valda dolda metadata.
5. Granska resultaten av dokumentinspektionen i dialogrutan Dokumentinspektör.
6. Klicka på Ta bort alla bredvid inspektionsresultaten för de typer av dolda data som du vill ta bort från dokumentet.
Sluta Office från att bifoga information
Tyvärr finns det verkligen inget sätt att finjustera inställningarna och förhindra Microsoft Office från att spara personlig information och metadata till filer.
I Office 2013 kan du dock ställa in Office-filen som du arbetar med för att automatiskt ta bort metadata varje gång filen sparas. På detta sätt kan du undvika chansen att du inte kommer ihåg att ta bort dold information från filen innan du skickar den till klienten.
1. Klicka på Arkiv-menyn.
2. Klicka på Alternativ och välj kategorin Trust Center.
3. Klicka på knappen Inställningar för Trust Center och välj sekretessalternativ.
4. Aktivera alternativet "Ta bort personlig information från filegenskaper vid spara".
Obs! Ibland kan du hitta "Ta bort personlig information ...." alternativet inte tillgängligt för kryssning. Om detta är fallet, klicka på knappen Dokumentinspektör (se bilden ovan), låt Dokumentinspektören ta bort all dold information som bifogas dokumentet.
Därefter kan du spara filen och försöka komma åt Trust Center sekretessalternativ igen. Den här gången bör alternativet vara tillgängligt och du bör kunna klicka i kryssrutan.
Du måste vara medveten om att den här inställningen endast är begränsad till den aktuella filen och inte gäller andra filer som du har skapat innan den här inställningen eller till nya filer som du skapar med Microsoft Office. Det finns inget sätt i Microsoft Office att ställa in denna inställning som standard eller göra den tillämplig systembredd.
