När du skickar ett e-postmeddelande sätter öppningshälsningen ofta tonen för hela meddelandet, ungefär som det gör för sin äldre kusin pappersbrevet. Att adressera ett e-postmeddelande till en person - eller till och med två personer - är vanligtvis enkelt nog, men när du skickar samma meddelande till tre eller flera personer kan saker och ting bli lite röriga och du riskerar att oavsiktligt kränka någon. Skapa dina hälsningar noggrant för att säkerställa att dina meddelanden tas på rätt sätt.
Håll det jämnt
Bestäm vad du vet om de tre personerna du skickar e-post till. Om du har samma mängd information om dem alla är det enkelt att skapa en hälsning: "Dear Jim, John and Jane" eller "Dear Mr. Smith, Mr. Doe and Ms. Brown," beroende på formalitetsnivån. Ibland kanske du dock inte vet något viktigt om en av de tre personerna. Till exempel är Jim Smith uppenbarligen en man och Jane Brown en kvinna, men Alex Jones kan vara antingen Alexander eller Alexandra. I så fall ska du använda det fullständiga namnet för alla tre personer - "Kära Jim Smith, Jane Brown och Alex Jones."
Varierande formalitet
Ofta påverkar formalitetsnivån som framställs av hälsningen innehållet i hela e-postmeddelandet. Om de tre personerna du adresserar förtjänar olika formalitetsnivåer, överväg att skicka två eller tre separata meddelanden snarare än ett enda. Om du absolut måste skicka bara ett meddelande, adressera varje person med lämplig formalitet i stället för att öka eller sänka det. Om du till exempel skickar e-post till din professor och två av dina klasskamrater, öppna meddelandet med "Kära professor Keating, Neil och Todd."
Adress med omsorg
Tänk på om de tre personerna som du skickar meddelandet till måste ingå i en enda konversation. Om du till exempel bjuder in tre av dina vänner till en fest är det vettigt att använda ett enda meddelande; om du organiserar en fest och tre av dina vänner hjälper, å andra sidan, kan det vara bättre att skicka tre separata meddelanden, var och en av dem innehåller endast relevant information. Om du absolut måste skicka bara ett meddelande, adressera de tre mottagarna som vanligt i hälsningen, men gör också ditt bästa för att identifiera vilka delar av meddelandet som är relevanta för var och en av dem.
Cc och Bcc
När du adresserar e-postmottagarna i hälsningen, överväga hur meddelandet når dem. Om du skickar e-post till alla tre mottagare med "Till:" eller "Cc:" -fältet, inkludera alla tre personer i hälsningen som vanligt, såvida inte meddelandet primärt är avsett för en av mottagarna och bara skickas till de andra två för deras information. Om så är fallet, adressera den primära mottagaren i hälsningen och förklara varför du också skickar meddelandet till de andra två under de första raderna. Om en eller flera personer tar emot meddelandet via fältet "Bcc:", se till att du inte inkluderar den personen i hälsningen för att förhindra brott.
