Under 2010 skickades 107 biljoner e-postmeddelanden via Internet. Som jämförelse bearbetas cirka 160 miljarder postar varje år av U.S. Postal Service. Den utbredda användningen av e-post beror på flera fördelar, inklusive hastighet och låga kostnader. Även om de är extremt vanliga har e-postmeddelanden några nackdelar, och det traditionella postkontoret är användbart även under 2000-talet.
Hastighet
En av de främsta fördelarna med e-post är hastighet. Medan ett elektroniskt meddelande bokstavligen kan resa med ljusets hastighet kan det ta dagar eller till och med veckor innan ett traditionellt postbrev når sin destination. E-postens omedelbara karaktär kan vara en viktig fördel för företag som kan samarbeta och dela information snabbt.
E-postens hastighet kan dock också vara en nackdel. Eftersom e-postmeddelanden kan skickas med bara några få klick, används de mycket oftare än deras traditionella pappersmotsvarigheter. Om ett stort antal e-postmeddelanden fyller inkorgen för snabbt kan användare bli överväldigade eller distraherade av volymen av meddelanden. Det kan vara tidskrävande att sortera ett stort antal irrelevanta e-postmeddelanden som alla snabbt skickas till en mottagare.
Kosta
E-post är ett extremt billigt system jämfört med ett vanligt postkontor. När en dator har anslutits till Internet, behövs det nästan ingen kostnad för att skicka elektroniska meddelanden. Kostnadsbesparingarna för e-post är särskilt värdefulla för företag som kan skicka hundratals eller till och med tusentals meddelanden varje dag. Om traditionella brev används istället är portokostnaderna och leveranserna betydande.
Lågkostnadsmeddelanden har en stor nackdel: skräppost. Marknadsförare eller till och med bedragare kan skicka e-post utan att begränsas av portopriser. Detta leder till ett stort antal oönskade skräppostmeddelanden som måste filtreras och tas bort av mottagaren. Den tid och resurser som spenderas på att hantera skräppost kan påverka individen och företagens produktivitet.
Uppmärksamhet
E-postmeddelanden är i allmänhet mindre personliga eller viktiga än brev som skickas via postkontoret. Detta har både fördelar och nackdelar. Å ena sidan innebär opersonliga och disponibla e-postmeddelanden att användarna inte känner sig skyldiga att svara på varje meddelande. Människor kan fokusera bara på de mest relevanta e-postmeddelandena och radera alla onödiga meddelanden.
Å andra sidan får personliga brev som skickas via postkontoret ofta en uppmärksamhet som e-post saknar. Bristen på en personlig touch i ett e-postmeddelande kan leda till att en mottagare saknar viktiga detaljer eller ignorerar meddelandet helt. Ett traditionellt brev kan vara ett bra sätt att sticka ut från mängden och få ett meddelande märkt.
Formatera
E-postmeddelanden har vanligtvis ett informellt format och är väl lämpade för kort korrespondens. Detta kan vara en stor fördel för människor som vill samarbeta eller chatta i en obegränsad miljö.
E-postens informella karaktär kan också vara en nackdel. Viktiga dokument som rättsligt bindande avtal måste vanligtvis skickas via ett traditionellt postkontor. Denna metod ses som mer formell och pålitlig, medan e-postmeddelanden är begränsade till rutinmässig kommunikation.
