Med Microsoft Outlook kan du skapa kontaktgrupper, även kända som distributionslistor eller e-postgrupper. Om du rutinmässigt skickar e-post till samma grupp kan du spara tid genom att skicka e-post till gruppen istället för att ange alla adresser. Du kan också skapa en kontaktgrupp som innehåller andra kontaktgrupper. I de flesta fall finns det ingen gräns för antalet e-postadresser du kan ha i en kontaktgrupp.
Äldre versioner av Outlook
Outlook 2010 och senare har ingen gräns för antalet adresser du kan inkludera i en kontaktgrupp. I tidigare versioner beror det maximala antalet adresser du kan inkludera i en kontaktgrupp på mängden information som lagras för varje kontakt. Typiska gränser är mellan 50 och 70 kontakter, men kan vara så låga som 25. En kontaktgrupp kan sluta fungera om du inkluderar ytterligare kontaktinformation för medlemmarna, i vilket fall du kan dela upp gruppen i två kontaktgrupper.
Exchange och andra e-postservrar
Även om antalet adresser i en kontaktgrupp är obegränsat kan e-postservern ha begränsningar. I en företagsmiljö kan Microsoft Exchange-servern ha maximala storlekar för kontaktgrupper. I hem- och småföretagsmiljöer kan din Internetleverantör blockera e-postmeddelanden som innehåller mer än ett angivet antal adresser. Dessutom kan e-postmeddelanden som innehåller ett stort antal adresser markeras eller blockeras som skräppost av mottagarens e-postleverantör eller klientprogramvara.
Sekretess och läsbarhet
När du skickar ett e-postmeddelande till en kontaktgrupp ersätter Outlook gruppnamnet med e-postadresserna för alla i gruppen, så att alla mottagare ser allas e-postadress. Detta kan ta mycket utrymme högst upp i e-postmeddelandet och väcker också integritetshänsyn. Om gruppen till exempel är en spelklubb och alla medlemmar känner varandra är det bra. men om gruppmedlemmarna inte känner varandra, kan det vara ett allvarligt och till och med olagligt intrång i integriteten att skicka e-postadressen till alla andra i gruppen. För att undvika detta, använd BCC-fältet, inte fältet TO, när du skickar till en kontaktgrupp.
Kontaktgrupp kontra e-postlista
En kontaktgrupp är ett bekvämt sätt för en person att rutinmässigt skicka e-post till en grupp eller grupper av människor. Men om en stor grupp människor ofta behöver skicka e-post till varandra, och särskilt om integritet önskas, är en diskussionslista eller ett e-postlistaprogram ett bättre sätt att gå, eftersom det här är webbaserade program som tillåter alla medlemmar att skicka ett e-postmeddelande till en grupp med en enda e-postadress.
